Menü
X
  • Belépés
  • Regisztráció
kép

Időmenedzsment

Bármilyen munkát is végzünk a legnehezebb feladat az időnk menedzselése. Ehhez nyújt segítséget a következő cikk. Ha már csak egy technika segít napi pár órát megtakarítani, akkor érdemes volt ezt veletek megosztani.

Bevezetés

Hogyan határozd meg a feladataidat!

  1. A célokat konkrétan kell megfogalmazni
  2. Mérhetőnek kell lennie = kipipálható + határidő
  3. Motiválónak kell lennie
  4. Ráhatással kell bírnunk, hogy tényleg elérhető legyen
  5. Fontos, hogy hogyan fogalmazzuk meg

Pár jótanács:

  • Induljon el a kishajó!
  • Merj a céljaidnak élni
  • Alkalmazkodj ás változtass
  • Minden legyen elő papír 🙂

Milyen témakörökben írjuk össze az 5 éves terveinket?

A célok megfogalmazása nagyon fontos. Nem szabad jövőidőben fogalmazni, hanem azt kell megírni, hogy az 5 évvel idősebb énünk éppen milyen vagy mit csinál pl. Család témakör: 2 gyerekem van, 1 fiú és 1 lány, Peti és Laura

Témakörök:

  1. Család (minden olyan tétel idekerülhet, amely a családhoz kapcsolódik)
  2. Szabadidő (minden, ami a szabadidő eltöltésére vonatkozik)
  3. Barátok (hogyan fognak kinézni a baráti kapcsolatok 5 év múlva)
  4. Hivatás (karrier célok)
  5. Körülmények (életszínvonal bemutatás pl. milyen házban, mennyi nyaralás stb.)
  6. Jó szokások (milyen szokások épülnek be a mindennapokba)
  7. Egy napom (hogy zajlik 5 év múlva egy átlagos napom)
  8. Bakancslista (ez egy kicsit más, ide inkább extrémebb dolgok kerüljenek, amelyek jót tesznek a léleknek, de se nem sürgősek, se nem fontosak, DE ha teljesülnek, akkor az nagyon jó)
  9. ÉN (itt az 5 évvel idősebb énünket kell leírnunk)

Hogyan valósítsd meg!

  1. Vegyél magadhoz egy A/4-es lapot
  2. Hajtsd 3* félbe
  3. Így kialakul egy 8 téglalapból álló rács
  4. Minden egyes mezőbe írj egy témakört
  5. Töltsd ki az 5 évvel idősebb éned nevében
  6. Őrizd meg és legyen mindig szem előtt, hogy bármikor, amikor elakadsz új lendületet adjon

Tennivalók kezelése =GTD (Getting Things Done)

Folyamatábra

Kívülről érkező feladatok:

A másoktól kapott feladatok összeírását jelenti, hogy ezekkel is tudjunk számolni.

Belülről érkező feladatok:

Minden olyan feladat, amelyet magunknak szabtunk ki, legyen az takarítás vagy éppen egy cikk megírása.

Üres fej gyakorlat:

A gyakorlat lényeg, hogy minden olyan feladatot össze kell írni, ami eszünkbe jut. Bármit le szabad írni, még a legnagyobb hülyeséget is. A feladatok szelektálás után úgyis mindennek meg lesz a helye.

A manók:

  • 1* majd manó: nem tudok vele foglalkozni, mert valami gátolja a továbblépést, de ha odajutok, akkor majd foglalkozok vele. Ezeket a feladatokat külön listába kell tenni.
  • 2 perces manó: ez a manó végzi el, amit két perc alatt meg lehet oldani. Ezeket a feladatokat is külön listában kell gyűjteni
  • priorizáló manó: fontosság és sürgősség szerint rendezi a feladatokat
  • végrehajtó manó:

Tehermentesítés

A manók segítségével megfelelően szortírozhatjuk az egyes feladatokat, valamint sikeresen oldhatjuk fel a nagyobb feladatok által okozott elakadásokat. A manók működését az mutatja, hogy kialakul egy „1* majd lista” és egy „2 perces lista”, amelyek tehermentesítik a to do list-et és a naptárba is csak olyan események kerülnek be, amelyek tényleg odavalók. A keletkezett 2 perces lista tökéletes alternatíva a naptárban található lyukak kitöltésére, illetve utazás közben is lehet innen szemezgetni.

Eredmény

Az egész folyamat eredménye a naptár és a 3 lista – „to do”, „2 perces lista”, „1* majd lista”.

Mind map

Az agyunk sokkal könnyebben befogadja a feladatokat, ha azt vizualizálni tudja. A mind map egy összetett és látványos eszköz arra, hogy a feladatainkat befogadható formában rögzíthessük. Ha egy mind map nem elég, akkor érdemes az egyes területeket különválasztani, így nem fog elrettenteni a feladatok megvalósításától. Fontos, hogy rendszeresen frissítsük ezt.

Pár gondolat mind map készítéshez:

  • feladat rendező technika
  • lehet kézzel készített, de rengeteg segédprogram is használható
  • jobb agyfélteke motiválása görbe vonalakkal > fokozzák az agyműködést
  • vonalvastagsággal lehet szabályozni a fontosságot – minél vastagabb, annál fontosabb
  • legyen szép: színek, képek, ábrák használata

Megjegyzés: nem biztos, hogy ez a legjobb megoldás, de mindenképpen érdemes kipróbálni.

Intuitív / Most Should Could / 3 szintű

Ez a rendszer logikai bontás nélkül dolgozik, tehát nincs sürgős vagy fontos feladat, így megérzés alapján kell kiválasztani azokat a feladatokat, amelyeket el szeretnénk végezni. Tökéletesen kombinálható mind mappel. Két kategóriát kell megkülönböztetni: M – ! piros felkiáltójellel jelöljük az elvégzendő feladatokat, illetve C – szürke zárójellel jelezzük, hogy ezzel a feladattal még nem kell foglalkozni. A jelöletlen feladatokból lesz a legtöbb, ezek azok, amelyeket nem kell azonnal megcsinálni, de azért annyira hátra sem soroltunk.

Eisenhoover-mátrix


Ez az eszköz, amely a leghatékonyabb lehet mind közül, viszont van egy fontos kettőség benne, amelynek a feloldása nem megy mindenkinek olyan könnyen. Ez a gyengepontja, de rutinból megoldható. A két fix mező: fontos és sürgős (1) és nem fontos és nem is sürgős (4), egyértelmű. Az 1-est megcsinálom, a 4-es kidobom. A 2-es és 3-as mező: fontos, de nem sürgős és sürgős, de nem fontos. Hogyan teszel a két mező között igazságot? Itt jön be a rutin és az intuíció.

Sajnos ebben a szituációban jelentkezik a halogatás, mert ameddig nem fontos és sürgős valami, addig nem foglalkozunk vele megfelelően és amikor átvált a sürgés és fontos állapotban, akkor nagy kapkodást eredményezhet, igaz sok emberre ez motiválóan hat.

Ha jól csináljuk, akkor a 4-es rubrika üres, azaz sikerült mindent kidobni vagy a megfelelő helyre elhelyezni és tényleg foglalkozunk velük.

Kizökkentő

Tanulsz a két hét múlva következő vizsgádra, már nagyon benne vagy és csörög a telefonod. Mit csinálsz? Nem, nem veszed fel, hanem tanulsz tovább, mert ha felvennéd, akkor kizökkennél és a tanulásnak lőttek. Nem szabad bedőlni ezeknek a csábító erőknek.

Rész feladok

A nagyobb feladatokat nehezebben vagy el sem kezdjük, így azok komoly problémát jelentenek, főleg akkor, ha egy másik feladatot is hátráltatnak. Bontsuk kisebb részfeladatokra azt, így ha elkezdjük és csak egyet megvalósítunk, akkor is már többet haladtunk, mint eddig. Ha szerencsénk van, akkor elkap a hév és az összes pontot kipipáljuk, akkor hatalmas győzelmet arattunk.

Csoportnyomás

Delegáltak felén valamilyen feladatot azért nekünk nem kell elfogadnunk azt, nyugodtan vissza is lehet utasítani. Persze vannak olyan esetek, amikor más szempontokat is mérlegelni kell, mint a saját időbeosztásunk. Például anyukánk megkér, hogy takarítsunk. Mit teszel?

Ha azt mondod, hogy nem, akkor kapsz egy rossz pontot anyukádtól, plusz lehet majd ő sem fog nekünk azonnal segíteni, ha kérünk tőle valamit. Hosszútávon jobban járunk, ha nem kekeckedünk annyuval.

Ha igent mondasz a feladatra, akkor egyből jár a jó pont, viszont kizökkent minket a tanulásból/munkából, viszont anyuval a kapcsolatunk felhőtlen lesz és valószínű egyre több feladattal fog minket megbízni, itt kell majd megtalálni a kompromisszumot a segítség és a saját feladatunk között.

Halogatás

A terv

  1. Saját jutalmazási rendszer – pl. gumi béka sikeres részfeladat/feladat elvégzésekor
  2. Külső nyomás – csoportban jobb, nem lehet lemondani pl. edzés, tanulás
  3. Szokások kialakítás = rituálé, kondicionálnod kell magad pl. egyszerűbb úgy megcsinálni egy nehezebb feladatot, ha valamihez kötve neki tudsz állni – minden reggel iszok egy teát és utána könnyebben nekiállok a munkának
  4. részfeladatokra bontás – szalámi technika: csak az első szeletet tervezed be, de ha elkap a lendület, akkor a többi szelettel is végzel – ha csak egyet is megcsinálsz, már jó vagy, ha az egész feladatot megoldod, akkor nagyon büszke lehetsz magadra
  5. pozitív és negatív gondolatok erősítése
    • Milyen jó lesz, ha ez megoldom, végre pihenhetek egy kicsit!
    • Milyen rossz lesz ezzel foglalkozni, amíg a többiek strandolnak!
  6. Tervezés és végrehajtás különválasztás: 0.lépés a tervezés, amely 1-2 órát igénybe vehet hetente, de sokkal több időt spórolhatunk vele, mint amennyit elvesz

B terv

  1. Az elég az elégjó – nem kell tökéletesen megvalósítani a lényeg az, hogy elkezdjünk vele foglalkozni
  2. Mondj rá nemet – vannak olyan feladatok, amikkel nem kell foglalkozni, azokat el kell engedni
  3. Strukturált halogatás – elfogadom, de csinálok valamit pl. tanulás helyett takarítok, takarítás helyett tanulok

MANÓK

  1. 7 rendező manó:
    1. valami olyannal kell összekapcsolni, ami boldoggá tesz
    2. minden héten üres fej gyakorlat
    3. mind map minden alkalommal
    4. GTD modell alkalmazása
    5. megmaradt feladatok átvezetése a következő hétre
  2. Naprendező manó
    1. kiegészíti a naptárat
    2. étkezéseket is bele kell számolni
    3. ne legyen túl sűrű, nem vagy gép
    4. ha nem sikerül valami, akkor nem kell pánikolni, mert holnap is nap lesz vagy mehet a to do listába
  3. Proaktív manó: előre gondolkozó manó megkönnyíti a feladatokat azzal, hogy egy részét előre elvégzi a feladatoknak pl. mosogatásnál az előöblített tányérokat könnyebb mosogatni, mint amire rászáradt valami. Ilyen trükk a kulcs tárolására kijelölt hely – nem kell gondolkozni hol hagytuk és nem kell percekig keresgélni. Munkabeosztás, hogy ki mit csinál meg pl. 1.hét XY felmos YX elmosogat
  4. Daráló manó: nem tervezett szabadidőben lehet alkalmazni, amikor rövid feladatokat pl. 2 perces lista tudjuk ledarálni
  5. Önfejlesztő „meta” manó: nézd át a rendszered, hogy jól működik-e? Ha nem akkor javítsd ki, ha jól működik, akkor legyen még jobb a folyamat.
  6. Archiváló manó: mindig menj végig a listádon, hogy van-e olyan feladat, amelyik nem aktuális vagy soha nem fogjuk elvégezni és archiváljuk azt.

Tipp, trükk:

  • Google naptár színezése:
    • piros: készülni kell, nem lemondható
    • zöld: bármit csinálhatok vele
    • kék: készülni kell, de lemondható
    • narancs: átmeneti

Szokások

  • minden nap írni egy cikket az Egy szakállas férfira
  • 30 perc olvasás minden nap
  • 30 perc angol minden nap
  • 10 új angol szó minden nap
  • minden nap egészségesen étkezek
  • 30 perc mozgás minden nap
  • stb

30 napos challange-ek teljesítése és új szokások kialakítása, amelyek révén az egyes feladatok könnyebben megvalósíthatók és további célok tűzhetők ki. Már az apró változások is nagyon sokat segíthetnek abban, hogy elérjük a céljainkat. Ahogy a mondás is tartja, aki bele se kezd már alapból elbukott.

Hasznos alkalmazások

Vissza a főoldalra
  • Kövess minket!
    Hírlevél feliratkozás

    © Copyright 2018 Influencer Bázis. Minden jog fenntartva.

    Influencer Bázis